Spis treści

Co to jest system ERP?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) – to w tłumaczeniu system planowania zasobów przedsiębiorstwa. Głównym zadaniem tego rozwiązania jest automatyzacja procesów biznesowych i dostarczania danych oraz analiz z różnych segmentów firmy. System ERP scala wszystkie aspekty działania firmy: sprzedaż, księgowość, produkcję, kadry, logistykę itd., w jednym miejscu. Korzystając z oprogramowania ERP, możemy kontrolować biznes, używając do tego jednego programu.

Enterprise resource planning – historia

Obecne programy klasy ERP korzystają z najnowszych technologii, aby dostarczać dokładne i wartościowe dane na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa. Coraz częściej używana jest do tego sztuczna inteligencja i rozwiązania oparte na machine learning.

Historia systemów ERP sięga początków XX w. Wówczas został opracowany model ekonomicznej wielkości zamówienia (ang. Economic Order Quanity, EOQ). Był to system do planowania produkcji na papierze. Wyznaczył on standardy na wiele kolejnych lat. Sytuacja zmieniła się, gdy do obliczeń zaczęto wykorzystywać pierwsze komputery.

Początki systemów klasy ERP

System MRP (ang. Material Requirments Planning) – planowanie zapotrzebowania materiałowego, bo taką nazwę przyjęło nowe rozwiązanie z wykorzystaniem nowej technologii, było wydawane w dwóch wersjach. W unowocześnionej formule można zobaczyć pierwsze zalążki obecnych systemów ERP. W MRP II wykorzystano rozwiązania modułowe, dzięki temu różne zadania produkcyjne były obsługiwane przez jeden system. Scalał on też wszystkie dane dotyczące produkcji w przedsiębiorstwie, co prowadziło do zwiększenia efektywności zakładów produkcyjnych.

Szybki rozwój technologii w latach 70. i 80. przyczynił się także do rozbudowy możliwości MRP. Zaczęto implementować w nim funkcje, które wykraczały poza samą produkcję. Można było tam znaleźć moduły dla kadr, księgowości, czy do zarządzania relacjami z klientami (ang. Customer Relationship Management). Tak gwałtowny rozwój przyczynił się do nadania obecnej nazwy, czyli Enterprise Resource Planning.

Pod koniec ubiegłego wieku systemy ERP zyskały na popularności. Coraz więcej firm przekonało się do zastosowania ich u siebie. Wymagało to sporych nakładów finansowych, wsparcia informatycznego, sprzęt komputerowy zajmował sporo miejsca. Rozwój Internetu oraz miniaturyzacja technologii przyczyniły się do przeniesienia systemów do sieci.

Obecnie najnowocześniejsze programy działają w chmurze, korzystając z zdalnych serwerów, a nie tych w przedsiębiorstwie. Pozwala to na lepsze zarządzanie usługami przez twórców oprogramowania. O wiele łatwiej wdrożyć poprawki i aktualizacje. Dodatkowo popularne stało się rozliczenie SaaS. Dziś, użytkując system ERP, jesteśmy w stanie zarządzać całą organizacją w jednym miejscu.

Kto powinien używać systemów ERP?

Jeśli Twoja firma zajmuje się produkcją lub sprzedażą towarów, to system ERP jest dla Ciebie. Szczególnie kluczowy jest przy wielokanałowej sprzedaży. Zapewnia on możliwość całkowitej kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie, weryfikacji postępu zaplanowanych działań. System ERP umożliwia sprawne zarządzanie projektami, efektywne zarządzanie sprzedażą względem zaplanowanego budżetu, a także planowanie zasobów i zarządzanie łańcuchem dostaw. Dostarcza niezbędne dane – według indywidualnych potrzeb firmy. Dzięki analizie tych danych możliwe jest usprawnienie działania całego przedsiębiorstwa. Na sam początek warto zainteresować się systemem o budowie modułowej. Pozwoli to na początkowe wdrożenie modułów, które są niezbędne. Dopiero później, wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, stopniowo rozbudowywać system o nowe funkcjonalności.

Zastanów się: Czy technologia, której używa Twoja firma, jeszcze jej pomaga? A może hamuje jej rozwój? Przeterminowane rozwiązania, nieważne jak wydajne były na początku, nie są w stanie nadążyć za nowymi technologiami. Warto zainwestować w nowoczesne systemy ERP. Już w krótkim czasie po wdrożeniu systemu ERP się o tym przekonasz.

Zalety systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP w firmie przynosi wiele zalet. Korzystając z nowych rozwiązań, możemy zarządzać firmą z każdego miejsca na świecie. Wystarczą nam urządzenia mobilne, może być nawet smartfon, z dostępem do Internetu. Daje to swobodę w podejmowaniu działań, bez konieczności przebywania w siedzibie firmy, żeby dowiedzieć się, co się w niej dzieje.

Dane, na których pracujemy, są zawsze aktualne, ponieważ system w czasie rzeczywistym dokonuje ich aktualizacji. Mamy pewność, że ilość zasobów, na których pracujemy w programie, zgadza się ze stanem faktycznym.

System ERP pozwala na korzystanie z jednego zaawansowanego programu zamiast kilku, czy nawet kilkunastu odpowiedzialnych za poszczególne funkcje firmy. Dodatkowo współpraca pomiędzy działami w przedsiębiorstwie przebiega w tym samym środowisku. Pozbywamy się kłopotu, w którym księgowość pracuje na innym systemie niż kadry czy sprzedaż. Wszyscy mają dostęp do wspólnej bazy danych. Zachowujemy spójność informacji, do których mamy dostęp w jednym miejscu.

System ERP możemy zaprogramować tak, aby tworzył nam raporty, które są niezbędne do naszej pracy. Wygenerowanymi danymi możemy z łatwością podzielić się wewnątrz organizacji, aby znaleźć sposoby na usprawnienie pracy i procesów biznesowych z wszystkich obszarów przedsiębiorstwa.

Optymalizacja pracy sprawia, że nie potrzebujemy większej ilości pracowników. System ERP wiele procesów automatyzuje. Wskazuje, które aspekty w firmie powinny zostać zmienione, aby zwiększyć wydajność produkcji czy sprzedaży. Oszczędzamy także na kosztach licencji do kolejnych programów.

Oprócz zasobów materialnych, korzystanie z systemu oszczędza nam czas. Wszystkie niezbędne informacje posiadamy w jednym miejscu. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, dokumenty, zarządzanie pracownikami, księgowość, zarządzanie produkcją – tym wszystkim można zająć się w jednym programie. Z jednego miejsca można zaplanować działania handlowe, złożyć zamówienie u kontrahenta, sprawdzić stany magazynowe, pobrać niezbędne raporty i wykonać wiele innych codziennych czynności.

Podsumowując, system ERP to zintegrowany system informatyczny, wspierający zarządzanie niemal wszystkimi aspektami e-biznesu, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, jednak z uwzględnieniem potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Korzyści z wdrożenia systemu klasy ERP

Zwiększenie wydajności i efektywności
  • poprzez planowanie zasobów przedsiębiorstwa, planowanie produkcji, automatyzację powtarzalnych czynności i zadań.
Minimalizacja kosztów
  • dzięki tzw. manufacturing resource planning, czyli zarządzaniu zasobami i produktami przedsiębiorstwa oraz zarządzanie w aspekcie finansowym, a także poprzez automatyzację powtarzających się czynności.
Oszczędność czasu
  • obejmująca wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa – zautomatyzowane procesy biznesowe, generowanie dokumentów sprzedażowych, kurierskich i zapotrzebowania materiałowego; generowanie raportów, inwentaryzacji.
Szybki dostęp do danych
  • z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy komputer / urządzenie mobilne z dostępem do Internetu.
Wzrost bezpieczeństwa danych
  • przechowywane są na serwerze, z ograniczeniem dostępu – możliwość przydzielenia dostępu konkretnym pracownikom do określonej kategorii / bazy danych.
Efektywne zarządzanie i kontrola jakości
  • dostępność dedykowanych modułów, dzięki którym możliwa jest szybka weryfikacja statusów i jakości realizowanych zadań, wraz z przetwarzaniem informacji dodatkowych, uwzględniających koszt, czas pracy etc., umożliwia szybkie podejmowanie decyzji i ma realny wpływ na rozwój firmy.

System ERP w chmurze – dlaczego warto?

Przede wszystkim takie rozwiązanie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. System ERP w chmurze w najwyższym stopniu chroni gromadzone i przetwarzane dane przed utratą. Pożar czy inny nieszczęśliwy wypadek nie pozbawi firmy wszystkich najważniejszych danych, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania firmy (zarówno tych bieżących, jak i archiwalnych). Dodatkowo – firma, która oferuje możliwość skorzystania z takiej usługi, wdraża najlepsze zabezpieczenia informatyczne, które zapewniają wysoki stopień ochrony przed atakami hakerskimi, możliwością włamania się do systemu i kradzieży wrażliwych informacji.

System ERP w chmurze to również komfort i oszczędność, związana z brakiem konieczności samodzielnego rozbudowywania potężnej infrastruktury serwerowej.

System klasy ERP – jakie procesy automatyzuje?

System ERP automatyzuje wszystkie powtarzalne czynności i zadania, z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa.

Na przykładzie procesu sprzedaży internetowej, zautomatyzować możemy:

  • zbieranie wszystkich spływających zamówień (z marketplace’ów, sklepów internetowych etc.) w jednym miejscu
  • weryfikacja dostępności produktów w magazynie
  • aktualizacja statusów zamówień i wysłanie wiadomości do klienta
  • weryfikacja płatności
  • generowanie dokumentów sprzedaży i ich drukowanie lub wysłanie drogą mailową do klienta
  • generowanie listów przewozowych i zamówienie kuriera
  • wysłanie automatycznej wiadomości z podziękowaniem za wybór Twojego sklepu i Twoich produktów i/lub z kodem rabatowym na kolejne zamówienia
  • automatyczne projekty zamówień do dostawców, celem zapewnienia ciągłości sprzedaży
    i szereg innych czynności. Dla przykładu – w systemie IDEAerp realizacja zwrotów i reklamacji również jest zautomatyzowana. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Automatyzacja sprzedaży internetowej.

    Zakres automatyzacji i wdrożenie możliwych funkcjonalności określa konkretne oprogramowanie ERP. Na rynku istnieje kilka rozwiązań. Warto przed wyborem je przetestować i porównać dostępne w ofercie moduły. Uzyskaj dostęp do naszego autorskiego systemu ERP i przekonaj się, jak wydajna i szybka może być Twoja praca.

    Korzyści z wdrożenia systemu ERP w ecommerce

    Zastosowanie systemu ERP ma nieoceniony wpływ na wydajność pracy, procesów biznesowych oraz funkcjonowanie i poprawę kondycji finansowej każdego e-biznesu. Zapewnia maksymalne zoptymalizowanie kosztów, zwiększenie przepływu informacji i zachowanie ciągłości w sprzedaży bez konieczności ciągłego sprawdzania dostępności towarów na magazynie, a także wiele innych korzyści.

    Eliminuje ryzyko błędu ludzkiego. Weryfikacja ręczna często skutkuje błędami, które niosą za sobą konsekwencje, chociażby w postaci wysłania innego produktu do klienta lub w nieprawidłowym rozmiarze czy kolorze. Integracja z kolektorami danych, czytnikami kodów czy kodów QR uniemożliwia popełnienie błędu i skraca czas każdej czynności związanej z towarem do minimum.

    Zaoszczędzony przy obsłudze zamówień czas to w efekcie satysfakcja klienta – otrzymuje zamówione produkty szybciej, bez opóźnień – w konsekwencji zadowolony wróci do Twojego sklepu celem kolejnych zakupów.

    Korzyści z wdrożenia systemu ERP jest bardzo dużo. Oczywiście ich zakres jest odmienny dla różnych systemów ERP, stąd niezbędne jest porównanie dostępnych funkcjonalności. Sprawdź, co oferuje nasz system ERP.

    Co wyróżnia IDEAerp od konkurencji

    IDEAerp wyróżnia się na tle innych systemów ERP tym, że dedykowany jest branży e-commerce. Rozwiązania i funkcjonalności powstają w oparciu o oczekiwania i potrzeby firm, które sprzedają online. Jest to istotna przewaga, dzięki której jesteśmy zdecydowanie bliżej biznesów, które z roku na rok ewoluują podobnie jak cała branża.

    • Nielimitowana liczba stanowisk – podczas korzystania z naszego systemu nie musisz martwić się ilością użytkowników/pracowników. Dostęp do systemu może uzyskać każda osoba z przedsiębiorstwa. Co więcej – to Ty określasz, do których danych może mieć wgląd.
    • Aktualne oprogramowanie – dzięki działaniu w chmurze, nasz system ERP jest wciąż aktualny. Nie musisz instalować na urządzeniach dodatkowego oprogramowania, a później uciążliwych poprawek. Aktualizacja oprogramowania jest po naszej stronie.
    • Nowoczesne technologie – IDEAerp wykorzystuje rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji oraz machine learning.
    • Integracje – mnogość integracji zwiększa płynność przepływu informacji oraz kontroli pomiędzy różnymi aplikacjami wspierającymi działanie przedsiębiorstwa. Zapewniamy integracje, zarówno ze sklepami internetowymi i platformami aukcyjnymi, jak również z firmami kurierskimi, bankami, elektronicznymi płatnościami i programami księgowymi.
    • Oprogramowanie dostosowane dla każdego – IDEAerp został stworzony tak, aby system był dostępny dla wszystkich. Nie wykluczamy nikogo ze względu na używaną technologię, oprogramowanie, a także na niepełnosprawność. Wdrożyliśmy rozwiązanie pozwalające na korzystanie z systemu z opcją wysokiego kontrastu. Dzięki temu osoby z wadą wzroku mogą bez przeszkód używać programu.
    • Niezliczone możliwości poboru analiz i raportów – zarówno w czasie rzeczywistym, jak i w formie replikacji bazy danych systemu z dnia poprzedniego. W przypadku tej drugiej opcji – IDEA business intelligence – generowanie raportów nie obciąża głównej bazy.
    • Mnogość dostępnych funkcjonalności – poznaj wszystkie moduły i integracje.
    • Niski abonament miesięczny – brak jednorazowego, wysokiego kosztu zakupu systemu ERP.
    • Łatwość ewaluacji systemu – jest on dostępny natychmiast do przetestowania w wersji demo.
    • Intuicyjność i łatwość pracy z systemem ERP i zarządzania nią – IDEAerp jest zaprojektowane pod względem użyteczności, co pozwala skoncentrować się na wykonaniu zadania, a nie na „walce z aplikacją”.
    • Bezpieczeństwo danych – co 24 godziny tworzone są kopie bezpieczeństwa danych klientów.

    Poznaj pełne zalety i możliwości systemu IDEAerp – uzyskaj dostęp do demo: https://www.idea-commerce.com/demo

    Wdrożenie systemu ERP – IDEAerp

    Po podpisaniu umowy klient przechodzi dedykowane szkolenie wdrożeniowe. Może ono odbywać się w formie on-line (nagrywane) lub w siedzibie firmy klienta. Wdrożeniowiec krok po kroku przeprowadza klienta przez wszystkie moduły systemu i na jego własnych danych pokazuje w jaki sposób korzystać z oprogramowania. Po uruchomieniu systemu klient zostaje objęty obsługą helpdesk oraz pomocą emergency 24/7.

    Klienci otrzymują szczegółową dokumentację i instruktaż korzystania z systemu. Przed zgłoszeniem się o pomoc do działu helpdesk, klient może samodzielnie odszukać odpowiedzi celem rozwiązania problemu. Aby wspomóc naszych klientów w efektywnym korzystaniu z systemu, przygotowaliśmy również usługę asysty powdrożeniowej. Jest to dedykowane doszkolenie dla użytkowników, którzy nie poruszają się jeszcze zbyt pewnie po nowym oprogramowaniu.

    Ponadto realizujemy i udostępniamy naszym klientom tutoriale i instruktaże video.

    Ile kosztuje system ERP?

    Na cenę ma wpływ kilka czynników, w tym model użytkowania ERP. Firmy dostarczające oprogramowanie ERP oferują różne formy rozliczeń – tak jak różny jest finalnie koszt. Przy wyborze systemu ERP warto zwrócić uwagę, jakie elementy składają się na inwestycję, jak działają finanse i księgowość, czy system informatyczny posiada zabezpieczenia i czy zaspokojone zostaną wszystkie potrzeby działalności przedsiębiorstwa i zarządzania firmą.

    W IDEA commerce wprowadziliśmy dwa warianty systemu IDEAerp, dostarczając w opcji SMART – przy niskim miesięcznym koszcie utrzymania – wszystkie najważniejsze funkcje potrzebne do obsługi zamówień. W wariancie ENTERPRISE z kolei umożliwiliśmy rozbudowanie systemu pod dedykowaną działalność – dostępna jest dowolna konfiguracja wszystkich modułów IDEAerp.

    Wartość dodana dla klientów IDEAerp

    Cyklicznie organizujemy bezpłatne webinary z naszymi partnerami handlowymi, które pokazują w jaki sposób można rozwinąć sprzedaż (np. na Amazan, eBay, Allegro) oraz prawidłowo obsługiwać zamówienia, płatności i marketing automation (Blue Media, edrone). Uczestnicy wydarzeń mogą zadawać pytania zaproszonym gościom i niejednokrotnie skorzystać z ich pomocy.

    Otrzymują również dostęp do zamkniętej grupy na FB, gdzie mają możliwość uczestniczenia w dyskusjach ze specjalistami e-commerce, a także wymieniać się własnymi doświadczeniami. Ponadto klienci systematycznie otrzymują mailing z informacjami dotyczącymi systemu ERP.

    System ERP – FAQ

    Jakie są wymagania techniczne do wdrożenia oprogramowania?

    System ERP funkcjonuje w oknie przeglądarki. Klient nie musi posiadać żadnej infrastruktury serwerowej. Do korzystania z systemu IDEAerp wystarczy komputer lub urządzenie mobilne z dostępem do internetu, w dowolnym miejscu na świecie.

    Ile kosztuje system IDEAerp?

    Wprowadziliśmy dwa warianty systemu IDEAerp, dostarczając w opcji SMART – przy niskim miesięcznym koszcie utrzymania (już od 349 PLN / m-c / utrzymanie) – wszystkie najważniejsze funkcje potrzebne do obsługi zamówień. W wariancie ENTERPRISE z kolei umożliwiliśmy rozbudowanie systemu pod dedykowaną działalność – dostępna jest dowolna konfiguracja wszystkich modułów IDEAerp.

    Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?

    Koszt wdrożenia systemu ERP – IDEAerp w wersji SMART wynosi 5999 PLN netto, w wersji ENTERPRISE 15000 PLN netto.

    Czy po wdrożeniu IDEAerp otrzymam jakieś wsparcie?

    Proces wdrożenia ERP obejmuje szkolenie wdrożeniowe – w formie on-line lub w siedzibie firmy klienta. Wdrożeniowiec na danych klienta prezentuje funkcjonalność wszystkich modułów i instruuje jak korzystać z oprogramowania. Klienci otrzymują także szczegółową dokumentację i instruktaż korzystania z systemu. Po uruchomieniu systemu klient zostaje objęty obsługą helpdesk oraz pomocą emergency 24/7.

    Dodatkowo dla użytkowników, którzy nie poruszają się jeszcze zbyt pewnie po nowym oprogramowaniu, oferujemy usługę asysty powdrożeniowej.

    Jakie integracje są zapewnione w systemie ERP?

    W IDEAerp dostępnych jest kilkadziesiąt integracji i ich liczba stale rośnie. System zintegrowany zostaje z sklepami internetowymi, platformami aukcyjnymi, obsługą wyciągów bankowych, płatnościami i programami księgowymi, kurierami, a także mapami i kalendarzami.

    Czy i jakie zabezpieczenia są wbudowane w systemie ERP?

    W IDEAerp są to mechanizmy logowania / zbierania logów systemowych. VPN: łączenie się do systemu z białej listy adresów IP (możliwość instalacji aplikacji VPN na systemach Windows oraz macOS w celu łączenia wybranych komputerów osobistych z dowolnej sieci), szyfrowane połączenie pomiędzy klientem a systemem IDEAerp, dostęp tylko dla zaufanych urządzeń.

    Bezpłatna konsultacja

    Systemy klasy ERP są niezbędne w przedsiębiorstwach zajmujących się obrotem towarami. Optymalizują one prace całej firmy, pozwalając zaoszczędzić zasoby i czynią organizację bardziej wydajną. Korzystanie z takiego rozwiązania buduje przewagę konkurencyjną i umożliwia skuteczne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Wdrożenie systemu ERP jest zdecydowanie warte rozważenia i wysoce opłacalne. To również kluczowy wskaźnik cyfrowej transformacji Twojego przedsiębiorstwa.

    Jeśli planujesz rozwój swojego e-commerce i chciałbyś skonsultować wdrożenie IDEAerp w Twoim przedsiębiorstwie, nie wahaj się z nami skontaktować: zapytania@idea-commerce.com . Chętnie skonsultujemy Twoje potrzeby i oczekiwania.