Spis treści

Powiedzmy wprost – proces implementacji oprogramowania klasy ERP to dla wielu przedsiębiorstw nie lada wyzwanie. Wyzwanie to z kolei obarczone wysokim ryzykiem, przeprowadzone mądrze – daje szereg usprawnień i optymalizacji dla firm. Transformacja nie musi być taka straszna, jak ją malują. W tym artykule przedstawię niektóre z najlepszych praktyk na sprawne planowanie w procesie wdrażania oprogramowania ERP. Możesz również traktować poniższy tekst jako swoistą checklistę.

Ryzyka wdrożenia

Co najczęściej zawodzi przy wdrażaniu nowego systemu ERP? Tutaj pierwsze skrzypce grają głównie:

  • Brak dedykowanego zespołu projektowego i utrudnienia wynikające z podziału odpowiedzialności za działania,
  • Niespodziewane koszty wdrożenia, które pojawiają się dopiero po podpisaniu umowy,
  • Okrojony zakres wdrożenia – czyli moment, w którym okazuje się, że lwią część konfiguracji musimy realizować sami,
  • Błędy związane z migracją danych,
  • Błędna estymacja toku prac, wynikająca z braku założenia odpowiedniego budżetu i buforu czasowo-finansowego.

Każdorazowo te ryzyka powinny zostać zaadresowane możliwie jak najwcześniej. Dzięki temu mamy pewność, że proces wdrożenia przebiegnie prawidłowo. Aby uniknąć zbędnych opóźnień, problemów i nieprzespanych nocy warto znaleźć dostawcę oprogramowania, który posiada już odpowiedni know-how i własne zaplecze wdrożeniowo – developerskie. Nawet gdy dojdzie do nieoczekiwanych problemów (np. z kompatybilnością baz danych), zawsze będziesz mógł liczyć na wsparcie dedykowanego zespołu.

Wybór dostawcy systemu – zarys funkcjonalny

Pamiętajmy, że wybór dostawcy systemu klasy ERP powinien zacząć się z odpowiednim wyprzedzeniem. Nawiązując relację z konsultantami czy specjalistami z ramienia dostawców, warto mieć już przygotowaną listę wymogów, które dane narzędzie musi zawierać.

Wybierz firmę, która zrozumie potrzeby organizacji i zakres prowadzonej przez Ciebie działalności. Już na etapie analizy powinniśmy zwrócić uwagę, czy funkcjonalność nowego systemu pozwoli nam realizować wszystkie procesy biznesowe (te obecne i te w przyszłości). Mowa tutaj nie tylko o prowadzeniu sprzedaży, ale również o automatyzacji, dodatkowych modułach i funkcjonalnościach, które zapewnią bezproblemową nawigację w jednym – spójnym środowisku.

Koniecznie zwróć uwagę, czy dany system ERP zapewni:

  • Opcje Business Intelligence – która pozwoli monitorować kondycję Twojej firmy dzięki szczegółowym raportom,
  • Księgowość – która pozwoli Ci realizować wszelkie zobowiązania i należności wobec dostawców i klientów,
  • Integracje z platformami – na których prowadzisz sprzedaż (dodatkowo integracje z programami księgowymi i bramkami płatności),
  • Monitorowanie – w tym nadzór całościowy nad dostawami, zamówieniami i procesem sprzedaży,
  • Dostosowanie do infrastruktury magazynowej – w tym wirtualnych stanów magazynowych, czy ich aktualizacji w czasie rzeczywistym,
  • Częste aktualizacje funkcjonalności – w tym aktualizacje związane z integracjami i implementacja nowych,
  • Dedykowany moduł CRM – który pozwoli lepiej delegować zadania na potrzeby firmy, handlowców czy zespołu,
  • Moduł produkcji (jeżeli się taką trudnisz) – z możliwością zarządzania nie tylko marszrutami, ale zestawieniami materiałowymi i monitoringiem efektywności sprzętowej finalnie kończąc na automatyzacji procesów,
  • Zwroty i reklamacje – które pozwolą przyśpieszyć proces rozpatrywania, przetwarzania i korekty dokumentów sprzedażowych.

Pozostałe kwestie, które mogą okazać się równie ważne:

  • Własny zespół wdrożeniowy dostawcy softu i wsparcie (również developerskie),
  • Pomoc w szkoleniu Twoich pracowników i całościowej konfiguracji (w tym migracji danych),
  • Transparentność działań i oferty, aby uniknąć nieprzewidzianych kosztów.

ERP w chmurze – czy to ma sens?

Oczywiście, istnieje wiele korzyści z implementacji ERP, dlaczego warto wybrać system ERP akurat w formule chmury?

Oto kluczowe zalety “chmurowości”, które warto znać:

  • Utrzymanie funkcjonalności systemu spoczywa na dostawcy,
  • Nie musisz inwestować w wewnętrzną infrastrukturę i dział jej utrzymania (mowa tu o sprzęcie i personelu),
  • Chmurowe rozwiązania ERP są dostępne wszędzie, gdzie masz dostęp do internetu. Możesz zarządzać swoją firmą, gdziekolwiek jesteś,
  • Skalowalność i dostosowanie do celów biznesowych firmy – w prostym tłumaczeniu będzie to system, który rozwija się razem z Tobą.

Nie bez powodu taka forma zyskuje coraz bardziej na popularności. Wynikająca z niej wygoda i minimalizacja ryzyka to coś, co w przypadku e-biznesu ma kluczowe znaczenie.

Etapy wdrożenia systemu ERP – dobre praktyki

Musimy jasno stwierdzić – wdrożenie nowego systemu ERP to nie jest szybki i bezstresowy proces. Niemniej korzyści z wdrożenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem odpłacają się z nawiązką. Oto kilka dobrych i uniwersalnych praktyk, które warto mieć na uwadze.

Etap 1 – Zespół i odpowiedzialności

To moment, w którym musimy określić strukturę osób uwzględnionych w projekcie wdrożenia ERP. Należy powołać kierownika projektu z ramienia Twojej firmy, który będzie odpowiedzialny za tracking, nadzór i decyzyjność w projekcie. Warto umówić się na cykliczne spotkania, podczas których na bieżąco będziesz w stanie określić stan postępu prac.

Etap 2 – Analiza potrzeb przedsiębiorstwa i cele wdrożenia

Przebieg wdrożenia najczęściej możemy określić dzięki wspólnej analizie przedwdrożeniowej z dostawcą systemu ERP. To właśnie na tym etapie musimy być jak najbardziej klarowni z naszymi oczekiwaniami względem softu. Nie należy zapominać o ustaleniu budżetu i haromogramów. Cennym może okazać się określenie kamieni milowych dla Twojego, jak i zespołu dostawcy. Przykładem takowych może być udostępnienie danych do integracji czy konfiguracja plików.

Co więcej, w kwestii funkcjonalnej zwróć uwagę na wcześniejsze realizacje dostawcy softu (firm o zbliżonym lub identycznym profilu). Być może niektóre funkcjonalności, których wymagasz – trzeba będzie zaadoptować na nowo.

Etap 3 – Wdrażanie i testowanie

To chyba jeden z najważniejszych etapów we wdrażaniu systemu ERP. To tutaj najczęściej pojawiają się zgrzyty wynikające z nieodpowiednio doprecyzowanych założeń oraz błędy wynikające z nieodpowiedniego przygotowania danych do migracji. Warto na bieżąco testować pobieranie zamówień z kanałów sprzedaży, poprawę działania kluczowych funkcjonalności i raportowanie ich bezpośrednio do zespołu wdrożeniowego dostawcy. Im szybciej zaadresujesz napotkane problemy – tym szybciej uda się je poprawić.

Co często psuje całą zabawę? Największym winowajcą jest struktura bazodanowa plików, które chcemy migrować. Czasem po prostu nie możemy mieć pewności, czy nasze poprzednie dane są w pełni kompatybilne, oraz czy zaczytują się poprawnie do systemu. Dlatego każdorazowo należy uzyskać informacje od dostawcy, czy jakość plików jest dostateczna. Jeżeli Twój zespół nie przyłoży się do optymalizacji w tym zakresie, może się okazać, że proces implementacji wydłuży się nawet dwukrotnie.

Etap 4 – Szkolenie i przekazanie

Na tym etapie możemy już bez większych przeszkód zacząć szkolić użytkowników systemu. W tym celu warto umówić się na spotkanie lub cykl spotkań, podczas którego pracownicy różnych szczebli będą w stanie lepiej zapoznać się obsługą. Co warto zaznaczyć, podczas tego etapu wdrożenia ERP nie możemy pozwolić sobie na opieszałość.

Warto zaprosić osobę odpowiedzialną za konfigurację i opiekę nad systemem, aby przeprowadziła szkolenie onboardingowe. Dodatkowym atutem będzie pozyskanie dedykowanego FAQ i bazy wiedzy, w której znajdą się materiały i instrukcje opisujące zasady działania. W przypadku IDEAerp każdy użytkownik ma dostęp do dedykowanej platformy e-learningowej, gdzie może wdrażać zarówno siebie, jak i swoich podopiecznych.

Sprawdź jak szkolimy w IDEAacademy

Etap 5 – Sukces wdrożenia

Uruchomienie produkcyjne to etap, w którym możemy cieszyć się już w pełni skonfigurowaną platformą. To właśnie tutaj zaczyna się nasza właściwa przygoda z systemem. Podczas pracy na co dzień z systemem ERP warto na bieżąco testować nowe funkcjonalności i rozważyć wejście na inne rynki, które umożliwiają integracje z zagranicznymi platformami marketplace. Cenną poradą jest również założenie pewnego buforu na godziny supportowe, które pozwolą Ci rozwijać dodatkowe funkcjonalności z dostawcą.

Jak długo zajmuje proces wdrożeniowy?

Chciałbym móc odpowiedzieć na to pytanie w sposób jednoznaczny, ale prawda jest taka, że po prostu się nie da. Każdy biznes to inne wyzwania i inne zapotrzebowania. Nie możemy wrzucać wszystkich do jednego worka. W przypadku naszych rozwiązań IDEAerp udostępniamy szereg wyspecjalizowanych pakietów, które indywidualnie dostosowujemy dla skali i wymogów Twojego przedsiębiorstwa. Dzięki temu wiesz, że korzyści z wdrożenia ERP są w pełni utylizowane i szyte pod Ciebie.

W przypadku małych e-biznesów jesteśmy w stanie przekazać wstępnie skonfigurowany (i gotowy produkcyjnie) system nawet w ciągu dnia roboczego. Wiele zależy od tego, czy w grę wchodzi migracja danych, ich jakość i ilość funkcjonalności wraz z integracjami. ERP to zautomatyzowany system naczyń połączonych. Coś, co zachodzi w jednym module, musi zostać odnotowane w pozostałych. Najczęściej “wersja od A-Z” z testowaniem i weryfikacją w uśrednionym założeniu zajmuje ok. 2tyg. do miesiąca.

Przetestuj IDEAerp 14 dni za darmo

Podsumowanie

Ostatnie 2 lata pandemicznej rzeczywistości na stałe zmieniły trendy i reguły gry w handlu cyfrowym. Aby pozostać konkurencyjnym i móc jeszcze lepiej optymalizować i dywersyfikować, potrzebujemy narzędzi, które pozwolą nam to osiągnąć. Automatyzacja procesów w firmie powinna być obecnie priorytetem dla wielu e-biznesów, aby móc sprostać wymogom rynku. Do niedawna wielu przedsiębiorców uważało, że wdrożenie oprogramowania ERP to proces, który trwa od kilku do kilkunastu miesięcy. Osobiście uważam ten stereotyp za wyjątkowo nierealny, a zwłaszcza w obecnych czasach. Owszem, proces wdrożenia składa się i zależy od wielu czynników. Niemniej musimy mieć na uwadze, że obecne rozwiązania są w stanie skrócić ten czas do absolutnego minimum.