Spis treści

Czytając ten artykuł, z pewnością jesteś już na pewnym etapie prowadzenia biznesu online. Twój sklep internetowy rośnie, zamówienia zaczynają się zwiększać wraz z końcem roku kalendarzowego, a Ty chcesz pogodzić wszystkie aspekty prowadzenia działalności w jednym – spójnym ekosystemie. Można by rzec, że prowadzenie biznesu w sieci to sztuka jednoczesnego „łapania wielu srok za ogon” – ale czy na pewno? W tym artkule zebrałem najważniejsze informacje o tym, jak wybrać dostawcę systemu ERP dla e-commerce w formie krótkiego poradnika.

Nie będzie niczym odkrywczym, jeżeli napiszę, że istnieje wiele sprawdzonych metod na skalowalne ujęcie wszystkich swoich integracji, kanałów sprzedaży i zasobów firmy – wszak od lat mamy na rodzimym poletku kilka dedykowanych narzędzi. Problem zaczyna pojawiać się wraz z zaciągnięciem długu technologicznego oraz podejściem do obsługi biznesu tu i teraz, a nie w ujęciu przyszłościowym. Oczywiście każdy z nas chciałby mieć kryształową kulę i poznać wszystkie nadchodzące trendy, zmiany i perspektywy. Realia niestety rządzą się własnymi prawami, a podstawowe możliwości systemów OMS zaczynają już po prostu nie wystarczyć. 

To, co nurtuje wielu sprzedawców to przede wszystkim chęć otrzymania platformy, która pomoże koordynować, automatyzować pracę i oszczędzać czas (o redukcji kosztów nie wspominając). Do tej pory wielu z nas używa co najmniej 3-4 narzędzi. Jedno do obsługi aukcji, drugie do systemów zarządzania stanami magazynowymi, czy trzeci jako CRM do zarządzania bazą klientów i marketing automation. Taki mix oczywiście ma wiele zalet i pozwala dywersyfikować na pewnym etapie wzrostu. Po jakimś czasie zaczynamy łapać zadyszkę, a systemy, z których dotychczasowo korzystaliśmy – przestają „dowozić” oczekiwany performance.

Dodatkowo – sprawy nie umila fakt, że w ostatnim czasie pojawiło się wiele negatywnych opinii na temat popularnego systemu do zarządzania sprzedażą oraz wyjątkowo nieprzychylnych zmian w cenach abonamentów. Tę kwestię pozwolę sobie rozpatrzyć w osobnym rozdziale. Prawdą jest, że pokazuje to wiele wad korzystania z narzędzi od monopolistów, które mają tendencję do podnoszenia cen według własnego dictum – bez względu na sprzedawców i bez uprzedniej konsultacji z nimi. 

Przyjmując taki obrót spraw, po pewnym czasie (mimo wszystko) widzisz problemy z utrzymaniem spójności ofert, synchronizacją stanów mag. w czasie rzeczywistym czy spadającą sprzedażą. Można też przyjąć strategię, że problemu nie ma. Finalnie każdy z nas musi podjąć ważną decyzję – zmiana systemu do obsługi biznesu. 

OMS / ERP – dwa skróty, które warto znać

Szukając alternatywy w zakresie zarządzania biznesem e-commerce, wiele z nas zacznie poszukiwania od systemów OMS. Te z angielska to po prostu Order Management System – oprogramowanie pozwalające prowadzić nadzór nad transakcjami w sklepie internetowym z różnych kanałów sprzedaży. Jeżeli mielibyśmy być wierni samym technikaliom i książkowym definicjom, to OMS od ERP różni się na kilku płaszczyznach. Głównym wyróżnikiem jest to, że ERP to oprogramowanie nadzorujące i obsługujące całe przedsiębiorstwo od A-Z. To pierwsze z kolei wchodzi jedynie w strefę sprzedaży. 

Warto zwrócić uwagę, że tak dynamiczny rynek, jak e-commerce nie znosi próżni. Dlatego nie jest niczym dziwnym, że coraz bardziej modne i częściej używane są oprogramowania ERP dedykowane sprzedaży w sieci – czerpiąc garściami z przewag obydwu rozwiązań. 

Czym jest system ERP w e-commerce – dlaczego jest taki ważny?

Nowoczesne systemy ERP wprowadzają szereg rozwiązań biznesowych, które pomagają wielu branżom na modułowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Oprogramowanie ERP to w głównej mierze zintegrowany hub, w którym łączymy najważniejsze elementy:

Jaki jest koszt systemu ERP? Czy cena to ważne kryterium?

Współczesne systemy ERP do zarządzania przedsiębiorstwem są dostępne w wielu wariantach finansowania. Tutaj najczęściej przewija się model abonamentowy (SAAS), w którym co miesiąc dokonujemy opłaty za użytkowanie i dostępność modułów dodatkowych. Oczywiście formuła w zależności od dostawcy może się lekko różnić. W obecnych realiach rzadziej decydujemy się na zakup licencji całościowej, która zawiera możliwość obsługi programu na określoną liczbę stanowisk czy na tzw. „jeden NIP”. 

Warto pamiętać, że wybór systemu pokierowany jedynie kosztem, nie jest dobrym rozwiązaniem na dłuższą metę. Dlaczego? Gdyż wybierając tańsze alternatywy, nie masz pewności, że cena abonamentu za jakiś czas nie poszybuje drastycznie w górę. Mowa tu również o kontynuacji umowy na następny rok / okres rozliczeniowy. Mając na uwadze dobro swoich finansów, warto każdorazowo poznać model rozliczeń prezentowany przez dostawcę i wybierać takie firmy, które są w pełni transparentne. W obecnych realiach komercyjnych najlepiej wybierać rozwiązania, które gwarantują stałą cenę na czas trwania umowy. Jeżeli nie jesteś pewien, czy w zapisach znajduje się odpowiednia klauzula – każdorazowo poproś dostawcę o przedstawienie szczegółów. 

Co do samej ceny, którą przyjdzie nam zapłacić za użytkowanie systemu – w zależności od potrzeby firmy może wahać się od kilkuset złotych netto miesięcznie do kilku / kilkunastu tysięcy złotych. Wszystko warunkuje ilość wykonywanych transakcji, ilości integracji, potrzebnego wsparcia czy wykorzystania dodatkowych i wyspecjalizowanych modułów (jak np. Business Intelligence czy produkcja i inne). Niektóre platformy posiadają dodatkowo płatne narzędzia i usługi komplementarne, które rozliczane są w formie od ilości użyć danej funkcji lub w formie ryczałtu. 

Musisz pamiętać o jednej fundamentalnej sprawie – podwyżki w sektorze narzędzi ERP to rzecz całkowicie normalna i każdorazowo powinno się założyć, że dostawca może nieznacznie podnieść cenę za abonament. Wszak cena, którą płacisz to w dużej mierze obsługa, utrzymanie infrastruktury i rozwój narzędzia. Z kolei nagłe podnoszenie cen w związku z nowymi formami rozliczeń od obrotu, to dobry sygnał, aby zacząć analizować możliwości zmiany dostawcy na bardziej stabilnego. Mowa tutaj o sytuacji, w której przykładowo BaseLinker kwalifikując podmioty do wyższego pakietu enterprise zwiększył opłaty względem dotychczasowych od kilkudziesięciu do nawet kilkuset procent. Oczywiście skończyło się to bardzo dużym odpływem użytkowników, chcących uniknąć podwyżek i ogólnym społecznym niezadowoleniem. 

Reasumując – cena jest ważna. System ERP obecnie potrafi być naprawdę przystępny finansowo dla firm o różnych obrotach, co drastycznie zmniejsza próg wejścia w dany ekosystem. Nie ma też jednoznacznej zasady, co do tego ile system powinien kosztować. Najważniejszą poradą i dobrą praktyką będzie umiejętne sprawdzenie progu rentowności względem naszej prognozowanej sprzedaży oraz tego, jakie narzędzia będziemy wykorzystywać w codziennej pracy. Wiele firm szukając alternatywy, chce otrzymać cenę „na sztywno” według z góry przewidzianego cennika i porównuje ją do dotychczasowo używanego systemu. Oczywiście każdy z nas chce mieć jakąś formę porównania, lecz nie jest to najwdzięczniejsza metryka. Warto zarzucić myśl, ile dane narzędzie jest w stanie zaoszczędzić czasu, pieniędzy oraz umożliwić skalowalny rozwój sprzedaży?

Wdrożenie systemu ERP – czy musi być płatne?

I tak i nie. Pamiętaj, że proces implementacji nowego oprogramowania to szereg ważnych decyzji, które na trwałe będą rzutować na kondycję Twojego biznesu oraz tego, czy Twoje nowo kupione narzędzie będzie pracowało na pełnych obrotach. Warto pokusić się o małe porównanie, w którym zestawimy dwa popularne podejścia przeciętnego Kowalskiego. 

  • Po co płacić za wdrożenie – zrobię to sam

Osobiście nie jestem w stanie podać wielu zalet takiego podejścia. Oczywiście – zrozumiałym jest, że nie każdy z nas posiada budżet dedykowany na wsparcie wdrożenia. Wiele z Was posiada również dedykowany pion IT lub po prostu specjalistów, którzy asystowali przy poprzednim systemie. Tych możemy wdrożyć na własną rękę w formie analizy dokumentacji czy specyfikacji technicznej systemu i trzymać kciuki, że po jakimś czasie system się nie „wysypie”. 

Największą wadą takiego podejścia jest późniejsza korekta danych i uporządkowanie zmian, które potrafią zająć specjaliście do kilkudziesięciu godzin, za które najpewniej będziecie zmuszeni zapłacić. Finalnie daje to złudne wrażenie, że system, w który właśnie zainwestowałeś – nie spełnia Twoich wymogów. Otóż nic bardziej mylnego. Warto uniknąć sytuacji, w której zakupiłeś system, podpisałeś umowę i został już oddany „produkcyjnie” przez software house, a Ty przekładasz start narzędzia po Twojej stronie, gdyż nie masz na to czasu, personelu lub zasobów. Finalnie narzędzie dla Ciebie nie zarabia, zaczynając błędne koło. 

  • Wdrożenie? Owszem – ale po kosztach 

Półśrodki również są debatowalne. Jeżeli wdrażasz system składający się z modułów dla wielu działów, to musisz mieć na uwadze, że warto, aby każdy pracownik posiadł niezbędną wiedzę z zakresu jego obsługi. Często spotykamy się z sytuacją, gdy firma nie chce szkolić wszystkich pracowników a jedynie część. Tę sytuację często przychodzi nam później „odrabiać” z uwagi na ilość błędów, które pojawiają się podczas błędnej obsługi narzędzi oraz korygowanie baz danych. Ostatecznie – wdrażając jedynie część naszej załogi, nie mamy pewności, że pozostałe działy będą w stanie korzystać z narzędzia należycie sumiennie. 

Jak przeważnie kończy się takie podejście? Potrzebą wykupienia pakietu wdrożeniowego, godzin supportowych u dostawcy, skoordynowanie obecności wdrożeniowca z całą firmą itp. 

Pozostałe możliwości to wykorzystanie firm wdrożeniowych w formie asysty, które specjalizują się w obsłudze danego ekosystemu. Taka praktyka jest również szeroko stosowana, choć zważywszy na trendy ostatnich miesięcy, przedsiębiorstwa decydują się wdrażać zaawansowane systemy wraz z dostawcą erp. 

Warto jednak wspomnieć, że wdrożenie nowego systemu to częstokroć wydatek jednorazowy, który zwraca się bardzo szybko (u zdecydowanej większości podmiotów nawet w przeciągu jednego tygodnia do miesiąca). Pamiętajmy, że wraz z rozwojem możliwości i efektywnego zarządzania rośnie również ilość przetwarzanych i realizowanych transakcji. Do tego dochodzi również uszczelnienie wielu „dziur” w metodyce pracy (np. aspekt logistyczny i magazynowy, ale też np. finanse i księgowość). 

Nie warto oszczędzać na wdrożeniu u dostawcy oprogramowania. Pamiętajmy, że decydując się na system tej klasy, chcemy wycisnąć absolutne maksimum obrotów. Wszelkie niedociągnięcia, które wystąpią już na samym początku współpracy, mogą kaskadować jedynie na Twoją niekorzyść. 

Automatyzacja automatyzacji nierówna – najważniejsza w wyborze systemu?

Warto wziąć pod uwagę, że system klasy ERP to przede wszystkim moc łączenia wielu aspektów prowadzenia działalności w jednym środowisku. Poza zarządzaniem zasobami firmy można wdrożyć szereg usprawnień dzięki automatyzacji. Z kolei sama automatyzacja to terminologia częstokroć nadużywana i niemająca związku z rzeczywistością. Obecnie wiele systemów chwali się tą funkcjonalnością, ale w finalnym rozrachunku okazuje się, że jest to optymalizacja częściowa lub niewykraczająca poza jeden utarty schemat / scenariusz. Często mówi się o tzw. akcjach automatycznych czy scenariuszach automatyzacji, do których przyzwyczaił wiele podmiotów jeden z dostawców oprogramowania.

Nie jest moim zadaniem dyskredytować użyteczności wcześniej wspomnianych. Problem pojawia się w momencie, gdy własnoręcznie musimy spędzić pół dnia lub kilka dni (w zależności od integracji, ofert i aukcji) na wprowadzaniu danych. Wystarczy tylko jedna „czkawka” po stronie serwera, aby wszystkie Twoje dotychczasowe oferty trafił szlag. Takich historii znamy wiele, większość z nich kończy się niesamowitą frustracją i raczej nie wpisuje się to w ogólnie przyjętą definicję automatyzacji.

Musimy jasno rozróżnić- automatyzacja to system naczyń połączonych. To, co zachodzi w jednym miejscu, musi być odnotowane w drugim. Przykładowo, przyjmując zamówienie od klienta, system musi mieć możliwość odnotowania zdarzenia po stronie osób obsługujących pion zamówień, po samo wydanie magazynowe dla zbieracza czy wydruk odpowiednich dokumentów (np. PZ / WZ) i listów przewozowych. Warto o tym pamiętać wybierając odpowiedni system. Nie każde rozwiązanie na rynku posiada rozbudowane możliwości pozwalające optymalizować całość przedsiębiorstwa, a jedynie część lub tylko ściśle określony moduł.

Nie będzie niczym nowym, jeżeli napiszę, że wybór odpowiedniego systemu ERP powinien być podyktowany funkcjonalnością. W tematyce wszędobylskiej automatyki analiza potrzeb względem decyzji biznesowych, skalowalności czy dostosowania do branży to najlepsza praktyka, którą powinien mieć z tyłu głowy każdy przedsiębiorca. Warto dowiedzieć się, czy rozpatrywany przez nas dostawca oprogramowania pozwoli integrować system pod kątem automatyzacji decyzji, co jest niezbędnym elementem w strukturach typu headless. Te z kolei są coraz bardziej modne i szerzej stosowane w e-commerce. Chodzi tutaj o sytuację, w której software sam podejmuje decyzje na podstawie zdefiniowanych scenariuszy procesów biznesowych. 

Dodatkowo, warto każdorazowo sprawdzić możliwości integrowania rozważanego systemu poprzez API i wykorzystywania pełni automatyzacji wraz z nowymi rynkami czy platformami marketplace, które mogą być strategiczne dla Twojej branży w ujęciu przyszłych kilku lat. Często sami właściciele firm chcą rozwijać dodatkowe użyteczności dostosowane pod ich konkretny system i metodologię (nie wspominając już o innych autorskich narzędziach). W tej sytuacji również warto zapytać dany software house, czy posiada odpowiedni pion deweloperów, którzy są w stanie stworzyć dodatkowe funkcjonalności. 

Jak wybrać system ERP?

Nowy system ERP powinien każdorazowo spełniać 100% zapotrzebowania twojej firmy. Oczywiście mówimy tutaj o wszystkich obecnych i przewidywalnych potrzebach (czyli myślimy o tym, co teraz oraz o tym, co będzie w perspektywie najbliższych 2-3 lat). Oczywiście nie każdy system ERP będzie idealny dla branży e-commerce. Wiele z nich jest bowiem w głównej mierze dedykowanych dla firm zajmujących się dystrybucją czy produkcją dóbr. 

Każdorazowy wybór systemu ERP wymaga od właściciela firmy dokładnego sprawdzenia funkcjonalności. Jeżeli chcesz poznać system ERP – najlepiej będzie, jeżeli zapytasz o możliwość bezpłatnego testowania przez wybrany czas. Pozwoli Ci to na testowe importowanie danych i weryfikowanie, czy dany soft spełnia Twoje oczekiwania. Warto pochylić się nad tym i wykorzystać darmowy okres próbny. Dzięki temu wiesz, jakie pytania zadać w trakcie negocjacji, oraz jakie kluczowe funkcje będą Ci potrzebne. 

ERP pomaga we wdrożeniu przewidywalnych następstw działań. To kluczowe w ocenie elastyczności i skalowalności platformy. Dobrze dobrany system odwdzięcza się szybkim zwrotem z inwestycji i pomaga wejść na wyższe obroty. Jeżeli dotychczasową „piętą Achillesową” Twojego e-commerce jest gospodarka magazynowa oraz zwroty i reklamacje, powinieneś zaadresować te rzeczy jako pierwsze. Unikasz dzięki temu tzw. długu technologicznego i spłacasz go na bieżąco, unikając wąskich gardeł. 

Dobrą praktyką jest zweryfikowanie działania danego rozwiązania w warunkach komercyjnych. Każdorazowo zapytaj dostawcę, czy obsługują już firmy zajmujące się taką samą lub zbliżoną branżą do Twojej. Jeżeli to możliwe – skontaktuj się z tą firmą i poznaj szczegóły współpracy. Pamiętaj, że dobry software house nie boi się sukcesów i z chęcią pokaże Ci własne rozwiązanie w warunkach „na żywo”. 

Ostatnim dobrym podejściem jest przekazanie oprogramowania w ręce osób, które będą z niego korzystać na co dzień. To właśnie od tych osób dowiesz się, czy soft rozwiązał ich problemy, przyspieszył pracę czy wyeliminował przestoje / błędy ludzkie. Jeżeli natrafisz na dodatkowe pytania, warto zaadresować je w spójnym pliku wytycznych, które możesz wykorzystać w procesie negocjacyjnym. 

To, co osobiście często proponuję klientom, to uprzednie przygotowanie listy rzeczy, jakie powinien zawierać w sobie dane oprogramowanie. Można podzielić je na 3 grupy:

  • Must have (musi mieć) – czyli wszystkie dotychczasowe użytkowane funkcje oraz te, z których chcemy korzystać już teraz (np. wraz z wdrożeniem nowego rynku zbytu, ekspansji zagr. czy połączenia z obecnym silnikiem sklepu internetowego itp.),
  • Should have (powinno mieć) – czyli te opcje, które na ogół traktujemy drugorzędnie (będzie to np. wewnętrzny CRM, raportowanie i personalizacja raportów między działami itp.),
  • Could have (opcjonalne) – pozostałe rozwiązania, które mogą usprawnić procesy w firmie tj. dostęp mobilny (chmurowy), dedykowane aplikacje mobilne na kolektory danych, obsługa skanerów kodów, dodatkowych fiskalizatorów czy drukarek (pakowalnia / magazyn).

Jakie funkcjonalności systemów ERP są teraz ważne?

Modele językowe sztucznej inteligencji – hot or not?

W czasach tak dynamicznie postępującej digitalizacji i wzrostu konsumpcji online trudno nadążyć za jednoczesnym tworzeniem ofert i inspirujących opisów produktów. Na rodzimej scenie mamy już pierwsze narzędzia pozwalające użyć AI do celów czysto redakcyjnych. Problemem z kolei okazuje się konieczność każdorazowego płacenia per opis lub po prostu niesatysfakcjonującą treść, która jest mało ekspercka lub po prostu nie pasuje do ogólnie przyjętej narracji branży / produktu, w którym się specjalizujesz. Czy warto więc inwestować w system ERP posiadający integrację z AI? Osobiście jesteśmy zdania, że nie. I jest ku temu kilka powodów. ERP oznacza z góry przyjęty porządek rzeczy (głównie bazodanowy), algorytmy AI mogą okazać się wyjątkowo nieefektywne, gdyż jak wcześniej wspominaliśmy – nie każdy system ERP nadaje się dla każdej branży. Modele językowe mogą wspomagać, lecz na ten moment nie zostały zaadaptowane do pracy w warunkach pełni komercyjnych. Sztuczna inteligencja powinna co najwyżej sugerować lub podpowiadać – resztę zostawiając Tobie. 

Pełnoprawny WMS

Jednym z najczęściej wymienianych aspektów do poprawy w wielu firmach jest umiejętne nadzorowanie i optymalizacja gospodarki magazynowej. Dzięki zastosowaniu sprawdzonego systemu WMS można generować sprawną wymianę danych pomiędzy poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie z uwagi na wielopoziomową weryfikację w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można zoptymalizować pracę magazynu w ujęciu całościowym od dostaw po wydanie towaru. Podstawową zaletą będzie kompleksowa koordynacja wszelkich działań towaru w magazynie. Dzięki temu można skrócić czas realizacji zamówień, nadzorować i weryfikować przyjęcia towaru. Dodatkową zaletą będzie intuicyjność obsługi interfejsu dla magazynierów i całego personelu pracującego z narzędziem. Tworzenie etykiet produktów, drukowanie kodów kreskowych i innych elementów do znakowania towaru to kolejna funkcjonalność, która pozwala uniknąć w przyszłości ewentualnych błędów i pomyłek, które mogą powstać w trakcie każdego procesu magazynowego.

Nie ilość integracji, a jakość

Jestem w pełni świadom, że nie wszyscy z Was zgodzą się z powyższym. Posiadanie wielu integracji, nawet jeżeli nigdy nie mamy zamiaru z nich korzystać – może dawać po prostu dodatkowy komfort i jest to w pełni zrozumiałe. Wiele firm często rozpatruje alternatywne systemy, właśnie interpretując ilość gotowych integracji jako wyznacznik jakości. Sama integracja to złożony proces, który wymaga dziesiątek, jak nie setek godzin testowania i optymalizacji. Wybierając następcę dotychczasowego systemu, musisz mieć z tyłu głowy, że sama bytność 500-800 rozwiązań nie eliminuje potencjalnych błędów i okrojenia dostępnych opcji. Porównaj obecnie używane formy oraz sprawdź, czy nowy soft posiada je w takiej samej lub zbliżonej odsłonie. Jeżeli oferta konkurenta jest atrakcyjna, a brakuje tam jednej integracji, być może lepiej wyjdziesz na tym, jeżeli stworzysz ją we współpracy z deweloperami. Wtedy masz pewność, że odzwierciedla i realizuje całą wymaganą użyteczność. 

Synchronizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym

Powiedzmy wprost – sprzedaż w e-commerce to głównie wielokanałówka. Coraz rzadziej spotykamy się z sytuacją, gdy dany podmiot utylizuje tylko jeden czy dwa kanały sprzedaży. Ilość marketplace’ów wykładniczo rośnie, tak samo chęć wejścia na nowe rynki (np. zagraniczne). Nawet jeżeli podczas czytania tego artykułu nie masz zamiaru wchodzić w nowe platformy sprzedażowe, musisz mieć na uwadze, że w ujęciu najbliższych kilku miesięcy czy roku może przyjść taka potrzeba. Dywersyfikowanie oferty to zawsze dobra praktyka, która odpowiednio zaplanowana – pozwoli zwiększyć obroty i rozpoznawalność marki.

Co ma do tego synchronizacja w czasie rzeczywistym? Nie jest niczym nowym, że wiele software house’ów w swoich rozwiązaniach dodatkowo kasuje za każdorazową synchronizację stanów w danym czasie. Przy prowadzeniu sprzedaży na 5-8 platformach zaczyna się to robić coraz mniej opłacalne i ryzykujesz sytuacją, gdzie klient zakupi produkt, którego fizycznie nie masz na stanie. Następstwa takiej sytuacji są nam doskonale znane. Jedną z koronnych funkcji Twojego nowego systemu ERP to właśnie zdolność do bezkosztowego i jednoczesnego ściągania stanów z każdego kanału tu i teraz. 

Komunikacja klient-firma

Podstawą dobrej i konwertującej sprzedaży jest inwestycja w wyczerpujące kanały komunikacji pomiędzy firmą a klientem. Wybierając alternatywne oprogramowanie warto mieć na uwadze, czy gwarantuje ono możliwość bieżącego informowania kupującego o procesach zachodzących w związku z transakcją. Będą to oczywiście wszystkie informacje pokroju rejestrowania płatności, toku kompletacji, informacji przewozowej czy dodatkowo procesów związanych z rozpatrywaniem zwrotów i reklamacji. Z uwagi na uciążliwość utrzymania komunikacji na własną rękę, warto sprawdzić, czy konkurencyjne oprogramowanie zagwarantuje możliwość tworzenia szablonów wiadomości e-mail, powiadomień itp.

Co powinien zapewnić dostawca odpowiedniego systemu ERP?

Pamiętajmy, że nie ma uniwersalnej recepty na znalezienie najlepszego software house’u. Głównie czynniki warunkujące wybór będą zależały od specyfiki Twojej branży, rozmiaru firmy, ale też planów, jakie będą Ci towarzyszyć w najbliższym czasie. Jeżeli przymierzasz się do wyboru dostawcy, warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  • Czego oczekujesz od tej współpracy? 
  • Gdzie Twój biznes łapie zadyszkę?
  • W jakich realiach widzisz własny e-commerce na przestrzeni następnych kilku lat?
  • Czy zależy Ci na optymalizacji łańcucha dostaw / zwrotów i reklamacji, czy innych? 
  • Czy wymagasz pełnoprawnego wdrożenia i dedykowanego supportu?

W podjęciu decyzji wyjątkowo przydatne mogą okazać się poniższe wartości, które podyktowaliśmy naszym 12-letnim doświadczeniem we wdrażaniu e-biznesów w nasz własny software IDEAerp. Będą to w głównej mierze:

  1. Partnerskie podejście – mowa tutaj o fachowym i merytorycznym podejściu. Taka firma powinna zagwarantować klarowność i transparentność w realizowanych działaniach,
  2. Zrozumienie specyfiki branży – ma niesamowicie duży wpływ na jakość obsługi narzędzia / systemu ERP, poznanie Twojej obecnej oferty (ale też docelowej) może pomóc w dostosowaniu najlepszych praktyk dla jeszcze dokładniejszego zoptymalizowania pracy softu (np. mapowanie produktów, opcje wariantowe, konfigurowalne itp.),
  3. Dodatkowe usprawnienia wynikające z dedykowanych aplikacji mobilnych i web – czyli wszystkie dodatkowe usprawnienia mające na celu przyspieszyć i automatyzować pracę działów. W dużej mierze mowa tutaj o programach takich jak moduł wydań zewnętrznych (pakowalnia), aplikacja na kolektory danych do kompletowania zamówień i prowadzenia gospodarki magazynowej, czy dedykowana aplikacja do obsługi zwrotów i reklamacji,
  4. Dedykowany zespół wdrożeniowy – który zrozumiałym językiem wyjaśni zasady funkcjonowania programów i następstw jego używania. Dobry software house stawia na możliwie najdokładniejsze i najbardziej skrupulatne instalacje, wiele firm decyduje się na zaproszenie specjalisty, aby ten skonfigurował i zaimplementował funkcje na żywo,
  5. Dedykowany pion wsparcia – czyli szybkie i dokładne rozpatrywanie zgłaszanych tematów odnośnie pracy systemu i korygowania jego pracy w przypadku jakichkolwiek nieudogodnień, 
  6. Dedykowany pion deweloperski – który pomoże rozwinąć dodatkowe funkcje softu w oparciu o wytyczne i Twoją strategię biznesową,
  7. Możliwości ekspansji i zwielokrotnienia opcji do dywersyfikowania oferty – zalicza się do tego ciągłe usprawnianie obecnych integracji z platformami sprzedażowymi / marketplace / rynkami docelowymi,
  8. Możliwość wdrożenia onboardingowego dla całej firmy – np. dzięki dedykowanej platformie szkoleniowej / obecności wdrożeniowca w Twojej firmie).

To jedynie część ważnych elementów, które ułatwią Ci wejście w nowe środowisko, jakim jest soft ERP. Reasumując, każdorazowo powinniśmy podejmować decyzje na podstawie realnych potrzeb i wizji naszego e-commerce w ujęciu długoterminowym. Nie jest sztuką zakupienie rozwiązania, które posiada jedynie ładną otoczkę marketingową. W IDEA commerce wierzymy, że indywidualne podejście, a w rozmowach z przedsiębiorcami kierujemy się przede wszystkim chęcią zrozumienia i wskazania najlepszych praktyk dla skalowalności i wzrostu.