Systemy ERP, które w dosłownym tłumaczeniu oznaczają planowanie zasobów przedsiębiorstwa (z języka angielskiego – enterprise resource planning ERP) stają się coraz bardziej popularne w naszym kraju. Dzięki nim możliwe jest zarządzanie zasobami danych w konkretnym przedsiębiorstwie lub nawet między wieloma firmami. Jaki powinien być więc system ERP i czy rzeczywiście sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie?

Nowoczesne systemy ERP to kombinacja wieloletnich doświadczeń programistów oraz najnowszych technologii. Ostateczną formę systemu kształtują jednak potrzeby klientów. W ostatnich latach trendy dążą w kierunku mobilności, stąd też udogodnienia takie jak możliwość zdalnego dostępu do ERP z poziomu zwykłej przeglądarki internetowej, z komputera zlokalizowanego w dowolnym miejscu na świecie. Nowoczesne systemy są również otwarte na rozbudowę o kolejne moduły – umożliwiają to wzorce projektowe oraz nowe języki programowania.

Zintegrowane systemy informatyczne ERP

Elastyczność ta powoduje, że system tego typu może zostać wdrożony nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy coraz częściej świadomi są, jakie korzyści idą w parze z tego typu wdrożeniem. Narzędzia umożliwiające porządkowanie danych, czy nadawanie odpowiednich uprawnień poszczególnym pracownikom potrafią uporządkować funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Idealnym rozwiązaniem jest zintegrowanie wszystkich funkcji niezbędnych do pracy w jeden system. Dzięki temu pracownik nie musi oddzielnie uruchamiać klienta poczty elektronicznej, programu do generowania faktur czy systemów kurierskich – wszystkie niezbędne narzędzia znajdują się w jednym oknie.

Dzięki rozwojowi technologii opensource oraz usłudze Saas koszty systemów tego typu spadły kilkukrotnie. Nie ma potrzeby korzystania z kilku licencjonowanych programów – stanowiskiem pracy jest dziś laptop z zainstalowaną przeglądarką internetową. Pracownik może być tak samo wydajny w domu, biurze czy delegacji, a właściciel firmy ma pełną kontrolę nad jego pracą.

W przypadku kilku, lub nawet kilkunastoletniego oprogramowania próby dodania nowych funkcjonalności mogą okazać się bardziej kosztowne, niż zakup zupełnie nowego systemu. Podczas wdrożenia warto zwrócić uwagę na budowę systemy – tak żeby po wdrożeniu usprawniał on funkcjonowanie firmy, zamiast je spowalniać. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wybór „pudełkowych” rozwiązań, których większość funkcji nigdy nie zostanie wykorzystana a używane nie są dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Prostym przykładem może tu być wielostopniowe zatwierdzanie przyjęcia zewnętrznego do magazynu, które tak naprawdę obsługuje jeden pracownik.