Spis treści
Stabilny, wydajny i przede wszystkim skalowany system ERP stanowi dzisiaj podstawę funkcjonowania wielu nowoczesnych biznesów działających w branży eCommerce. Od niego zależy bowiem sprawność obsługi zamówień z wielu kanałów sprzedaży, zminimalizowanie marginesu błędów, zarządzanie gospodarką magazynową oraz automatyzacja procesów.
Bazując na doświadczeniach moich klientów – wiem, że firmy działające w eCommerce zmagają się z bardzo zbliżonymi, jeżeli nie takimi samymi problemami. W przypadku każdego z moich dotychczasowych klientów dochodziło do licznych pomyłek związanych z obsługą zamówień, występował brak spójności bazy danych przez wykorzystanie wielu niepowiązanych ze sobą narzędzi, często pracowano na arkuszach kalkulacyjnych oraz występowały liczne problemy z przepływem informacji. Wiele sklepów internetowych szereg operacji prowadziło w sposób ręczny, co z kolei powodowało powielanie pracy i wykonywanie jej znacznie wolniej niż w sklepach zautomatyzowanych. W każdym przypadku prowadziło to do hamowania biznesowych czynności firmy co z kolei przekładało się na sprzedaż.
Dobrze wdrożony i skalowany system ERP bierze czynny udział rozwiązaniu wszystkich powyższych problemów. Automatyzuje złożone procesy sprzedaży z takich kanałów jak sklepy internetowe, Allegro, eBay i Amazon, eliminując błąd ludzki i skracając znacząco czas obsługi zamówienia. Zespala informacje do jednego miejsca wykluczając przy tym konflikt wykonywania tych samych czynności przez wielu pracowników. Wdrożenie systemu ERP pozwala na wyleczenie problemu kilku programów do obsługi firmy. Dzięki temu w jednym miejscu możemy wykonać zamówienie do dostawcy, zarządzać gospodarką magazynową oraz obsłużyć całą sprzedaż, nie zapominając przy tym o zarządzaniu relacjami z klientem.
Dzięki integracji z najpopularniejszymi kanałami sprzedaży, firmami kurierskimi, kolektorami danych i drukarkami fiskalnymi, automatyzujemy wiele procesów ograniczając się jedynie do kliknięcia „potwierdź sprzedaż”. Pracę w tym modelu workflow, zobrazowałem na poniższym schemacie.
Wynika z niego, że po potwierdzeniu zamówienia przez pracownika, system ERP automatycznie generuje dokument WZ na magazyn, zamawia kuriera i drukuje etykietę, wysyła do klienta mailowe informacje o statusie zamówienia oraz wystawia fakturę VAT lub drukuje paragon.
Jak to działa w praktyce?
W większości przypadków stany magazynowe i informacje o sprzedaży gromadzone są w odrębnych bazach danych, a dostęp do nich posiadają jedynie pracownicy konkretnych działów. Powoduje to znaczne utrudnienia w komunikacji oraz generuje problemy w szybkim dostępie do niezbędnych informacji. Aby uzmysłowić sobie powyższy problem na konkretnym przykładzie, należy wyobrazić sobie sytuację, w której dział sprzedaży otrzymuje zamówienie, nie mając precyzyjnej informacji czy dany przedmiot znajduje się w magazynie. Dodatkowo brakuje informacji o zaksięgowaniu wpłaty oraz o tym czy jest to powracający klient i jaka jest historia jego zakupów. Wspomniane powyżej kwestie przestają stanowić problem w momencie wdrożenia systemu ERP jako fundament obsługi biznesu, gdyż wszystkie wprowadzone dane są natychmiast widoczne dla wszystkich jego użytkowników.
Dodatkowo szereg integracji z niezbędnymi w eCommerce marketplace’ami, firmami kurierskimi i bankami skraca czas obsługi zamówienia do minimum, co w efekcie przekłada się na realizację większej ilości wysyłek. Dzięki integracji towary wprowadzone do systemu mogą zostać automatycznie wyeksportowane do sklepów internetowych i portali aukcyjnych, a zamówienia spływają bezpośrednio do ERP co znacznie przyspiesza ich realizację.
Automatyzacja powoduje również zwiększenie wydajności pracowników, a większa ilość zamówień nie będzie powodowała konieczności dodatkowego zatrudnienia. Realnie pozwala to na zachowanie stałych kosztów na tym samym poziomie, pomimo zwiększonej sprzedaży. Wdrożenie systemu usprawnia pracę również magazynierom. Poprzez wykorzystanie kolektorów danych zarówno przy zbieraniu produktów jak i przygotowywaniu paczek, system uniemożliwia im popełnienie błędu. Wówczas klient otrzyma produkt właściwy – ten który faktycznie zamówił, a firma nie będzie narażona na szwank poprzez negatywne komentarze, reklamacje czy zwroty.
Kolejną zaletą jest szybsza i wydajniejsza komplementacja paczek poprzez ustalenie ścieżek, co z kolei przekłada się na zebranie większej ilości towaru za jednym przejściem magazyniera w krótszym czasie. De facto pracownik magazynu będzie bardziej zadowolony, gdyż długość przebytych w ciągu dnia kursów znacząco się skróci.
Kolejnym istotnym atutem wdrożenia jest automatyzacja pod kątem generowania zamówień u dostawców. Algorytmy bazujące na ustaleniu minimów logistycznych i historii sprzedaży, zapewniają odpowiednie stany produktów na magazynie. Ryzyko wystąpienia sytuacji, w której zabraknie towaru na stanie zostanie znacząco ograniczone.
Do niewątpliwych zalet można zaliczyć również rozdzielenie pracy biurowej od magazynu. Wszystkie dokumenty sprzedażowe lub wysyłkowe drukują się na magazynie, a nie w biurze tak jak to bywa w niektórych przedsiębiorstwach. Dzięki temu magazynierzy mają komplet niezbędnych informacji potrzebnych do wysyłki paczek w jednym miejscu.
To co bardzo istotne dla każdego przedsiębiorcy – wszystkie dane znajdujące się w systemie można przedstawić w formie tabeli, czy graficznych wykresów poprzez moduł raportowania. Mogą być to dane dotyczące sprzedaży, magazynu, a nawet wydajności pracowników czy ich obecności. Raportowanie odbywa się w oparciu o jednostkę czasu i szereg dostępnych filtrów dzięki, którym można wygenerować wymagane dane.
Wygodnie czyli w chmurze
Dzierżawa oprogramowania w modelu SaaS daje przedsiębiorcom ogromną swobodę w prowadzeniu biznesu oraz kontrolę nad nim. Dwie najmocniejsze strony wdrożenia systemu ERP w tym modelu, to możliwość optymalnego rozłożenia kosztów „dzierżawy” w ramach miesięcznego abonamentu oraz brak konieczności ponoszenia znacznych kosztów początkowych, które wiązałyby się z wykupem licencji na użytkowanie systemu.
W odróżnieniu od modelu zakupu licencji na własność, dzierżawa systemu ERP ma sporo innych zalet. Kwota abonamentu miesięcznego składa się nie tylko z opłaty licencyjnej, ale opiewa również na koszty hostingu, aktualizacje systemu oraz usługę wsparcia technicznego. Niesie to za sobą nie tylko wygodę związaną z ulokowaniem wszelkich aspektów związanych z utrzymaniem systemu w jednym miejscu, ale również klarowność finansową, gdyż żadne nieplanowane wydatki się nie pojawią. W tradycyjnym modelu należy we własnym zakresie zadbać o kolokację oraz szeroko pojęty maintenance. Wszystko to sprawia, że nie tylko duże, znane marki mogą sobie pozwolić na wdrożenie systemu ERP, ale również firmy średniej wielkości, a w niektórych przypadkach nawet małe przedsiębiorstwa działające w branży eCommerce.
Jak podkreśla Sławomir Wawrzyniak – Kierownik Działu Wdrożeń IDEAerp, praca w środowisku WEB i z poziomu urządzeń mobilnych jest obecnie kluczowym trendem związanym z projektowaniem nowoczesnych systemów ERP. Firmy, które wcześniej wdrażały mało skalowane „pudełkowe” rozwiązania desktopowe, mogą teraz znacznie usprawnić procesy w firmie, odchodząc od przestarzałych rozwiązań, jednocześnie optymalizując koszty.
Wybierając system, należy pamiętać, iż podobnie jak najlepszy samolot nie doleci do celu bez pilota, tak pozornie dobry system ERP może wygenerować nam wiele problemów. Wybierając zatem firmę do wdrożenia, należy dokładnie zweryfikować jej doświadczenie w branży eCommerce.
Unikając systemów pudełkowych na rzecz rozwiązań w pełni skalowalnych, użytkownik może dostosować system do swoich potrzeb i dynamicznych zmian w otoczeniu biznesowym. Do modułów niezbędnych w eCommerce zakwalifikowałbym przede wszystkim:
- Wiadomości (obsługa poczty e-mail)
- CRM
- Fakturowanie oraz windykacja
- Integracja z platformami eCommerce
- Integracja z platformami aukcyjnymi
- POS
- B2B
- Integracja z firmami kurierskimi
- Panel wydań zewnętrznych
- Magazyn oraz Zakupy
- Produkcja
- Projekty
- Kadry i płace
Ay wdrożenie miało szansę odnieść oczekiwany skutek, powinno być poprzedzone dogłębną analizą przedwdrożeniową badającą procesy w firmie. To jedyna droga do sukcesu, który finalnie można świętować razem z klientem.
Korzyści płynące z wdrożenia systemu ERP
- Realny, szybki zwrot z inwestycji.
- Automatyzacja i skrócenie czasu obsługi zamówień.
- Jednolita baza danych.
- Mobilność poprzez webowy dostęp do systemu oraz aplikację dostępną na urządzenia mobilne.
- Integracje z platformami eCommerce i portalami aukcyjnymi.
- Optymalizacja procesu zarządzania gospodarką magazynową.
- Pełna kontrola nad firmą i pracownikami.
- Wzrost wydajności pracy.
Paweł Skrzypczak