Z badań Eurostat przeprowadzonych w 2021 roku wykładniczo rośnie ilość przedsiębiorstw korzystających z systemów klasy ERP / WMS lub innego – podobnego oprogramowania do zarządzania firmą. Z takich rozwiązań korzysta już co trzeci przedsiębiorca znad Wisły. Można powiedzieć, że trend ten jest wzrostowy, choć w dalszym ciągu statystyczny Polski przedsiębiorca nie prowadzi automatyzacji i optymalizacji – nie wspominając już o zarządzaniu łańcuchem dostaw czy ujednoliconym komisjonowaniu zamówień.

Digitalizacja biznesów postępuje w niesamowitym tempie. Dla wielu firm kompleksowe zarządzanie magazynem, analizą i nadzorem logistycznym jest formą sztuki i łapania kilku srok za ogon. Stojąc jednocześnie jedną nogą na szpilce, w drugiej dłoni żonglując płonącymi piłkami. O ile ta forma wyobrażenia dotyczy tylko części – tak warto pokusić się o stwierdzenie, że można to wszystko spiąć razem i podnieść wydajność za pomocą automatyzacji.

Najważniejsze funkcjonalności, które wymienię w tym artykule, to takie, które powinny znaleźć się w każdej firmie. Nie ważne czy prowadzisz sklep online na wynajmowanym magazynie, czy posiadasz własny duży e-commerce z dedykowaną infrastrukturą. Nowoczesne technologie informatyczne pozwalają skrócić do minimum wszystkie procesy magazynowe. Jak? Zapraszam do lektury!

Czym jest program magazynowy i system WMS?

Warehouse Management System to oprogramowanie (magazynowy system informatyczny), które umożliwia sprawne zarządzanie magazynem i przestrzenią logistyczną. O ile termin jest wyjątkowo prosty w zrozumieniu – to właśnie za nim kryje się wiele funkcjonalności, które warto znać.

Takie systemy z reguły są dystrybuowane w formie software’owej instalowanej na komputerach lub w formie chmurowej. Jak już miałem okazję wspomnieć, te programy pozwalają na zarządzanie magazynem w przestrzeni zarówno e-commerce, jak i detalicznej. W dużym skrócie pozwala na uproszczenie i przyśpieszenie (lub automatyzację) procesów związanych z:

  • wydawaniem towaru,
  • kompletacją zamówień,
  • wydrukiem dokumentów magazynowych (WZ / PZ itp.),
  • śledzeniem i monitorowaniem stanów magazynowych,
  • zamówieniami towaru,
  • kolejkowaniem i rozmieszczeniem towaru w magazynie.

Lista procesów nie kończy się na powyższych. Programy magazynowe WMS to istne “kombajny”, które potrafią agregować potężne ilości danych z różnych dziedzin i kanałów. Wiele z nich jest również integralną częścią oprogramowania ERP i integracji z pozostałymi systemami informatycznymi.

Magazyn pod kontrolą – kluczowe funkcjonalności oprogramowania magazynowego

Byłoby niesprawiedliwym, jeżeli wrzucilibyśmy funkcjonalności programu do jednego worka i “nazwali to dniem”. Wszak każdy dobry system WMS do zarządzania powinien zapewnić podstawowy zakres funkcjonalny. Oczywiście kontrola przebiegu obrotu magazynowego to coś, co powinno znaleźć się w każdym rozwiązaniu. Nie mniej, kierując się wyborem softu dla Twojego e-commerce, prócz surowych opcji warto pomyśleć nad przyszłością, oraz nad tym, co faktycznie pozwoli Ci przyśpieszyć pracę.

Poniżej przygotowałem 8 głównych cech, którymi taki soft powinien się charakteryzować:

  • Zarządzanie stanami – Oprogramowanie umożliwiające monitorowanie stanów produktów w czasie rzeczywistym, co pozwala na dokładne śledzenie ilości dostępnych produktów,
  • Zarządzanie zamówieniami – Oprogramowanie pozwalające na łatwe przetwarzanie zamówień, w tym ich przyjmowanie na magazyn, przetwarzanie, pakowanie i wysyłkę. Powinno również umożliwiać pełny nadzór nad bazami dostawców i zapytaniami ofertowymi do nich,
  • Śledzenie przepływu towarów – Oprogramowanie pozwalające na monitorowanie przepływu towarów od momentu ich przyjęcia na stan, przez przechowywanie, aż do momentu ich wydania,
  • Kontrola jakości – Oprogramowanie pozwalające na śledzenie daty ważności produktów, ich stanu i jakości, co jest szczególnie istotne w przypadku produktów, które mają krótki okres ważności. Dodatkowo taki system powinien wspierać kolejkowanie FIFO (first in – first out) FEFO (first expired – first out) i LEFO (last expired – first out),
  • Kontrola kosztów – Oprogramowanie umożliwiające skuteczne zarządzanie kosztami magazynowania, w tym kosztami przechowywania, transportu, a także kosztami związanymi z przetwarzaniem zamówień,
  • Raportowanie – Oprogramowanie pozwalające na generowanie szczegółowych raportów na temat stanu magazynu, poziomu zapasów, sprzedaży i wielu innych ważnych danych, które pomagają w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych,
  • Integracje i  systemy zewnętrzne – Oprogramowanie możliwe do zintegrowania z systemami zewnętrznymi, takimi jak systemy księgowe, ERP i CRM, co umożliwia efektywną wymianę danych i zoptymalizowanie procesów biznesowych. Dodatkowo wsparcie dla kodów QR i kodów kreskowych,
  • Automatyzacja, synchronizacja i dodatkowe technologie – Oprogramowanie umożliwiające tworzenie reguł zamawiania towaru, czy możliwość operowania na urządzeniach typu kolektory danych (dzięki dedykowanej aplikacji mobilnej). Ponadto stany magazynowe z wszystkich kanałów sprzedaży omnichanell powinny być synchronizowane w czasie rzeczywistym. Co wciąż nie jest standardem w przypadku wielu rozwiązań na rynku.

Chmurowy program do zarządzania magazynem – czy to ma sens?

Nie bez powodu ta forma zyskuje na coraz większym znaczeniu. Program magazynowy online to przede wszystkim szereg korzyści dla przedsiębiorstwa. Tutaj najważniejsze są trzy główne aspekty:

Elastyczność i dostępność

Sama idea chmurowości daje możliwość pracy nad dużymi bazami danych produktów i dokumentacją bez obciążania wewnętrznej infrastruktury. Dzięki temu takie oprogramowania do zarządzania magazynem pozwalają na interakcję z każdego miejsca na ziemi. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, podróży służbowej lub pracujesz zdalnie, masz pełen dostęp do swojego systemu magazynowego. To pozwala na szybkie podejmowanie decyzji, monitorowanie stanów magazynowych, generowanie raportów i kontrolowanie procesów logistycznych w czasie rzeczywistym.

Oszczędność zasobów i kosztów

Wykorzystanie chmurowego programu magazynowego eliminuje potrzebę inwestycji w wewnętrzną infrastrukturę informatyczną. Nie musisz martwić się o serwery, systemy kopii zapasowych czy aktualizacje oprogramowania. To zadanie spoczywa na dostawcy chmurowego rozwiązania. Dodatkowo, korzystając z programu magazynowego online, płacisz tylko za używane zasoby, co oznacza niższe koszty w porównaniu do budowania i utrzymania własnego systemu.

Skalowalność i dostosowanie

Chmurowe programy magazynowe często oferują elastyczne modele subskrypcji, które można dostosować do zmieniających się potrzeb i rozmiaru działalności przedsiębiorstwa. Można łatwo zwiększać lub zmniejszać zasoby i funkcjonalności w zależności od wymagań. Ponadto, dostawcy chmurowych rozwiązań regularnie wprowadzają nowe funkcje i ulepszenia, co oznacza, że korzystasz z najnowszych technologii bez konieczności samodzielnego aktualizowania systemu.

Gospodarka magazynowa i logistyka w Twoim przedsiębiorstwie

Warto zaznaczyć, że nie każdy biznes rządzi się tymi samymi prawami. Wielu z nas prowadzi gospodarkę magazynową i zarządza procesami logistycznymi w sposób bardzo podstawowy. Co jest kluczowe, każdy program do magazynowania powinien odzwierciedlać funkcjonalności, które będą w stanie zautomatyzować i zoptymalizować procesy nie tylko składowania, ale również przyjęcia dostaw, wydania ich, kończąc na sprawnej logistyce łańcucha zamówień towaru. Ujednolicenie procesów i ich automatyzacja powinny być więc najbardziej pożądane.

Na co zwrócić uwagę? Warto kierować się dodatkowymi usprawnieniami, które oferuje dane oprogramowanie. Przykładowo w IDEAerp możemy własnoręcznie utworzyć predefiniowane strefy magazynowe z dokładnością do półki czy regału. Podczas kompletowania zamówienia, magazynier ze swoją listą pakową kierowany jest po najkrótszej trasie – to pozwala w niektórych przypadkach skrócić czas obsługi o 70%. Zwiększona wydajność przekłada się bezpośrednio na ilość zrealizowanych zamówień i oszczędności kosztów. Oczywiście po drodze eliminując czynnik ludzki, gdzie podczas wydania z magazynu mogą pojawić się potencjalne błędy.

Kolejnym ważnym aspektem jest forma zintegrowania z zapleczem logistycznym. W wielu firmach dalej widzimy wyodrębnienie prac na te związane z pracą na towarze i na te związane z obsługą listów przewozowych, awizacją i generowaniem etykiet / dokumentacji kurierskich. Implementując system do zarządzania magazynem, warto sprawdzić, czy umożliwia automatyczne tworzenie listów przewozowych, czy raportów pobrań przesyłek kurierskich. Często okazuje się, że najwięcej czasu tracimy na mozolnym wpisywaniu danych w panelach DHL / DPD czy innych. To samo tyczy się automatyzacji w zakresie zamawiania czy dokupywania towaru na magazyn, gdy stan magazynowy jest już niski. Jest to jedna z najbardziej kluczowych funkcji, która pozwala na bieżąco utrzymać ciągłość łańcucha dostaw.

Wdrożenie systemu magazynowego i ERP

Przed wdrożeniem takiego rozwiązania warto w pierwszej kolejności zapoznać się z zakresem funkcjonalnym systemu magazynowego. Często zdarza się, że podchodzimy do pracy magazynu w sposób ogólnikowy. Warto spojrzeć na magazyn jako coś, co może przynieść świetne korzyści z dobrego zarządzania stanami, ale też coś, co może “puścić z torbami” wielu przedsiębiorców.  Poniżej zebrałem te pytania i obawy, z którymi najczęściej spotykam się podczas rozmowy z firmami w tym zakresie.

Czy rodzaj magazynu ma znaczenie?

Nie ważne czy posiadasz magazyn wysokiego składowania, czy prosty system regałowy. Obecnie zdecydowana większość systemów jest w stanie wspierać wiele form / stref składowania towaru. Tak samo, nie ma wpływu, czy posiadasz duży czy mały zespół. Nowoczesne programy pozwalają usprawnić proces komisjonowania towaru przez magazynierów dzięki dedykowanej aplikacji mobilnej na urządzenia typu kolektory danych.

Czy rozmiar Twojego biznesu ma znaczenie?

Tak i nie. Pamiętajmy, że wybór rozwiązań “na teraz” może skończyć się zaciągnięciem długu technologicznego. Jeżeli Twój biznes ma zamiar się rozwijać, warto wybrać rozwiązanie, które będzie w stanie skalować się równolegle z Tobą. Każdorazowa zmiana systemu może narazić Cię na szereg niedogodności (w tym finansowe, przestoje w funkcjonowaniu firmy czy spójności danych).

Czy wdrożenie systemu WMS do zarządzania magazynem wymaga funkcjonalności ERP?

Tutaj jestem winien drobne wyjaśnienie. Systemy do zarządzania magazynem umożliwiają pełną kontrolę nad jedną konkretną dziedziną Twojego biznesu, a musimy przyznać, że e-commerce to nie tylko magazyn. Dlatego musimy spojrzeć na ten temat trochę szerzej. Towar, który sprzedajemy to cała ścieżka zdarzeń, która nieodzownie łączy się z innymi procesami zachodzącymi w firmie. Wchodzi dodatkowo kwestia zamówień, synchronizacji w czasie rzeczywistym na wielu kanałach sprzedaży, procesowanie dokumentów sprzedażowych czy nawet obsługa zwrotów i reklamacji. Jestem zdania, że im mniejsze rozdrobnienie narzędzi – tym lepiej. Warto wybrać system, który agreguje całość w jednym spójnym ekosystemie. Przykładem funkcjonowania takiego rozwiązania jest system IDEAerp. Prócz całościowego wspierania procesów związanych z prowadzeniem e-commerce, to również oprogramowanie dla magazynu. Poza byciem systemem ERP pozwala na kompleksowe usprawnienie procesów już na etapie pobrania zamówienia od klienta.

Sprawdź wszystkie moduły ekosystemu IDEAerp

Podsumowanie

Dedykowany system magazynowy to narzędzie, bez którego trudno jest sobie wyobrazić prowadzenie e-biznesu. Warto podkreślić rolę tych technologii w optymalizacji procesów, zwiększeniu wydajności i poprawie obsługi klienta. Poza tym jest jeszcze wiele korzyści wynikających z wykorzystania chmurowych programów do zarządzania magazynem, takie jak elastyczność, dostępność z każdego miejsca i oszczędność zasobów. Mam nadzieję, że powyższy artykuł rozwiał niektóre z Twoich wątpliwości w tej tematyce!