OMS, ERP czy integrator – co wybrać przy sprzedaży wielokanałowej

Integrator przenosi zamówienia z marketplace’ów do jednego panelu. System OMS realizuje je od rezerwacji towaru do wysyłki i zwrotu. ERP rozlicza firmę pod kątem finansów i księgowości. Te trzy systemy odpowiadają na trzy różne problemy i w większości dojrzałych firm pracują obok siebie, a nie zamiast siebie.

Problem polega na tym, że na etapie wyboru wyglądają podobnie – każdy dostawca obiecuje „zarządzanie sprzedażą” i „automatyzację”. Różnicę widać dopiero po roku, kiedy okazuje się, że kupione narzędzie nie robi tego, co miało robić.

Poniżej rozkład na czynniki pierwsze: za co realnie odpowiada każdy z tych systemów, w jakiej kolejności firmy wdrażają je najczęściej i jakie trzy błędy popełniane są przy tej decyzji najczęściej.

Co robi integrator marketplace’ów?

Integrator zajmuje się komunikacją z kanałami sprzedaży. Ściąga zamówienia z Allegro, Amazona czy Empiku, wrzuca je do jednego panelu, odsyła statusy i numery przesyłek, aktualizuje ceny i stany według tego, co mu podasz.

Jego mocna strona to szybkość startu. Konfiguracja zajmuje dni, nie tygodnie, koszt jest niski i przewidywalny, a próg wejścia dla zespołu praktycznie żaden.

Ograniczenie leży w tym, czego integrator nie robi: nie prowadzi procesu wewnątrz firmy. Nie powie magazynierowi, w jakiej kolejności kompletować, nie sprawdzi, czy do paczki trafił właściwy towar, nie rozliczy zwrotu, nie obsłuży wielu magazynów. Zamówienie doprowadza do drzwi firmy i tam kończy swoją rolę.

Co system OMS robi, czego nie zrobi integrator?

OMS przejmuje zamówienie w momencie, w którym integrator je oddaje, i prowadzi je do końca. Rezerwuje towar, utrzymuje jeden wspólny stan magazynowy dla wszystkich kanałów, wyznacza kolejność i ścieżkę kompletacji, weryfikuje zawartość paczki, generuje etykietę u właściwego przewoźnika, wystawia dokumenty i obsługuje zwrot.

Wartość pojawia się przy wolumenie i wielokanałowości. Przy jednym kanale i pięćdziesięciu zamówieniach dziennie te procesy mieszczą się w głowie dwóch osób. Przy trzech kanałach i kilkuset zamówieniach każda z tych czynności wykonywana ręcznie zaczyna generować koszt i błędy.

Więcej o samej kategorii i progach opłacalności znajdziesz we wpisie o tym, czym jest system OMS i kiedy się opłaca.

Do czego służy system ERP w e-commerce?

ERP odpowiada za firmę jako organizację: księgowość, finanse, rozrachunki, kadry, zakupy, środki trwałe. Daje zarządowi obraz kondycji finansowej i porządkuje obowiązki wobec urzędów.

Klasyczne ERP-y powstawały z myślą o produkcji i handlu tradycyjnym, gdzie zamówień jest mniej, a każde ma większą wartość. Logika pracy jest tam inna niż w e-commerce: dokument jest ważniejszy od przepływu, a operacja trwa godziny, nie sekundy.

Czy ERP wystarczy do obsługi e-commerce?

Najkosztowniejsze nieporozumienie na tym rynku. Firma dorasta, zarząd stwierdza, że potrzebuje „porządnego systemu”, kupuje ERP i oczekuje, że obsłuży on również sprzedaż online.

W praktyce pojawiają się trzy problemy. ERP zwykle nie ma gotowych integracji z marketplace’ami, więc trzeba je dopisywać na zamówienie – kosztownie i z długim czasem realizacji. Nie jest projektowany pod wolumen kilkuset zamówień dziennie o niskiej wartości jednostkowej. I nie obsługuje procesów magazynowych właściwych dla e-commerce: kompletacji wielu małych zamówień, kontroli wysyłki, masowej obsługi zwrotów.

Efekt bywa taki, że firma płaci za ERP, a równolegle utrzymuje integrator i arkusze, bo operacje trzeba jakoś obsłużyć. ERP zostaje wtedy tym, czym być powinien od początku – narzędziem finansowym.

Odwrotna zależność też obowiązuje: system OMS nie zastąpi księgowości i nie zwolni z obowiązków sprawozdawczych.

Kiedy integrator przestaje wystarczać?

Granica nie jest wyznaczona liczbą zamówień, ale kilka sytuacji powtarza się regularnie.

Trzeci kanał sprzedaży. Przy dwóch kanałach stan magazynowy da się kontrolować. Przy trzech pojawia się problem, którego integrator nie rozwiązuje: kto trzyma prawdę o tym, ile towaru zostało, i w jakim momencie ta prawda jest aktualizowana.

Własny magazyn z realną kompletacją. Jeśli ktoś chodzi po magazynie i zbiera towar do zamówień, jest tam proces do zoptymalizowania — a integrator nie ma o nim pojęcia.

Zwroty jako stały koszt. Kiedy obsługa zwrotów zaczyna zajmować część etatu, robi się z tego osobny proces wymagający systemu.

Sprzedaż B2B obok B2C. Inne ceny, inne warunki, inne dokumenty, często inne magazyny. Integratory obsługują to słabo albo wcale.

Jaka kolejność wdrożeń sprawdza się najczęściej?

Typowa droga firmy e-commerce w Polsce wygląda podobnie.

Na starcie wystarcza sklep plus integrator. Wolumen jest niski, kanałów jeden lub dwa, księgowość idzie do biura rachunkowego. To rozwiązanie działa dłużej, niż większość dostawców przyznaje.

Drugi etap to OMS lub OMS z WMS, kiedy pojawia się wielokanałowość i własny magazyn. To najczęstszy moment realnego bólu i najczęstszy moment wdrożenia.

Trzeci etap to ERP, kiedy firma rośnie na tyle, że potrzebuje kontroli finansowej, konsolidacji i sprawozdawczości na własnych warunkach.

Kolejność odwrotna – najpierw ERP, potem szukanie czegoś do obsługi sprzedaży – kończy się zwykle podwójnym kosztem i wdrożeniem, które trwa dłużej, niż planowano.

Część firm skraca tę drogę, wybierając środowisko obsługujące kilka warstw naraz. IDEA Center łączy funkcje OMS, WMS, ERP i CRM w jednym systemie, co eliminuje przenoszenie danych między dostawcami i wymianę narzędzi na kolejnych etapach wzrostu. Rozwiązanie ma sens przy sprzedaży wielokanałowej z własnym magazynem – przy jednym kanale i niskim wolumenie pozostaje przewymiarowane.

Najczęstsze pytania o OMS, ERP i integratory

Czym różni się OMS od ERP?

OMS odpowiada za realizację zamówień: stany magazynowe, kompletację, wysyłkę i zwroty. ERP odpowiada za finanse i administrację firmy. ERP nie obsłuży operacji e-commerce, a OMS nie zastąpi księgowości.

Czy integrator to to samo co OMS?

Nie. Integrator przenosi zamówienia z marketplace’ów do jednego panelu i odsyła statusy. OMS prowadzi zamówienie przez firmę – rezerwuje towar, obsługuje magazyn, wysyłkę i zwroty.

Czy ERP wystarczy do sprzedaży wielokanałowej?

Rzadko. Klasyczne systemy ERP nie mają gotowych integracji z marketplace’ami i nie są projektowane pod wysoki wolumen zamówień o niskiej wartości. W praktyce firmy utrzymują wtedy ERP razem z osobnym narzędziem do obsługi sprzedaży.

Co wdrożyć najpierw – OMS czy ERP?

Najczęściej OMS, ponieważ operacje bolą wcześniej niż finanse. ERP staje się potrzebny na etapie, na którym firma wymaga własnej kontroli finansowej i sprawozdawczości.

Czy można mieć integrator i OMS jednocześnie?

Tak, i bywa to uzasadnione – integrator obsługuje wtedy komunikację z wybranym kanałem, a OMS całość realizacji. Częściej jednak system OMS przejmuje również te integracje, co upraszcza architekturę i obniża koszt utrzymania.